Apostille

Når man er involvert i en internasjonal rettslig prosess (såvel rettslig som ikke-rettslig) vil man ofte ha behov for å ”gjøre dokumenter gyldige” til bruk i utlandet.
Det finnes to standard prosedyrer for dette. Gjennom bruk av:
a) Apostille.
b) Legalisering.
Det som avgjør om den ene eller andre prosedyren kommer til anvendelse, er om landet dokumentet skal legaliseres i er tilsluttet Haag-konvensjonen eller ikke. Land som anerkjenner Haag-konvensjonen har alle vedkjent seg gyldigheten av apostillestempelet.
Det overnevnte traktatet er en permanent organisasjon som ble etablert 5. oktober i 1961 og har som mål å forenkle internasjonale, administrative prosedyrer mellom medlemslandene. Flere enn 180 land og uavhenige jurisdiksjoner er en del av dette Traktatet. I disse medlemslandene forenkles sirkulasjon av offentlige dokument gjennom påføring av apostillestempel. Anhørige land benytter samme eller lignende modell.
Definisjonen av apostillestempel er “å anerkjenne et dokument ustedt i et medlemsland til bruk i et annet”. Apostillestempel på et “utenlandsk” offentlig dokument bekrefter autentisiteten av signatur, kapasiteten den personen har til å signere dokumentet, og med hvilken tittel han eller hun har signert det samme, og i visse tilfeller også identiteten til stempel påført dokumentet. Apostillestempel kommer alltid på landets offisielle språk. Men stempelets ti punkter er universelle for alle apostillestempel slik at ethvert land kan identifisere informasjonen uavhengig av språk.
Det er også viktig å nevne Regulation on Public Documents 2016/1191 som trådte i kraft i EU 16. februar 2019, hvis mål er å unngå byråkrati og ekstra kostnader for innbyggerne ved presentasjon av offentlig dokument i andre EU-land og hvor krav om apostillestempel bortfaller. Eksempler på slike dokument inkluderer fødsels-, vigsels- og dødsattester, foreldrerett, adopsjon, opphold, statsborgerskap, osv. Reguleringen omfatter også vandelsattester når det oppstår behov for å bekrefte at en person ikke har kriminelt rulleblad. Dokument utstedt før denne reguleringen trådte i kraft skal også aksepteres under disse nye vilkårene. Flerspråklige standard formulær til bruk for medlemslandene har også blitt introdusert for å redusere behov for oversetting.
For dokument som kommer fra land som ikke anerkjenner Haag-konvensjonen, kan man ikke benytte seg av apostillestempel. Da må det dokumentet som skal brukes i en spansk rettslig prosess anerkjennes gjennom ”legalisering” i utstederlandet. Man vil normalt også måtte legalisere dokumentet ved ambassaden.
Vi anser det viktig at du rådfører deg om hva som gjelder i nettopp ditt tilfelle, apostille eller legalisering. Vi tilbyr effektiv service og guider deg gjennom prosedyrene enten det gjelder den ene eller andre metoden.